Der Übersetzungsalltag umfasst viel mehr Aufgaben als die reine Textarbeit. Wir Übersetzerinnen und Übersetzer übersetzen und formatieren nicht den ganzen Tag. Auch der „Bürokram“ muss erledigt werden: E-Mails beantworten, Anrufe entgegennehmen, Angebote und Rechnungen schreiben, Steuer machen, berufsspezifische Anforderungen prüfen, netzwerken, die Website pflegen und und und. Im Laufe der Jahre habe ich in den verschiedensten Bereichen viel Erfahrung und Wissen gesammelt.
In meiner langjährigen selbstständigen Berufstätigkeit als Übersetzerin habe ich wertvolle kaufmännische, administrative, rechtliche und digitale Kompetenzen erworben. Ein erheblicher Teil meiner täglichen Arbeit besteht aus Organisation und Sachbearbeitung, Dokumentenprüfung und Recherche, Kunden- und Behördenkommunikation sowie kaufmännischer Administration.
Kaufmännische und administrative Aufgaben
Kalkulation und Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und geschäftliche Korrespondenz
Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, laufende Buchführung, Einnahme-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärungen
Langjährige praktische kaufmännische und administrative Erfahrung
Kaufmännisches Verständnis und eigenverantwortliche administrative Arbeitsweise
Auftrags-, Vorgangs- und Fristenmanagement
Prüfung und Bearbeitung von Anfragen, Ermittlung des Bearbeitungsbedarfs sowie Abstimmung von Umfang, Kosten und Terminen
Eigenständige Bearbeitung und Steuerung mehrerer paralleler Vorgänge von der Anfrage bis zum Abschluss einschließlich Termin- und Fristenkontrolle
Klärung offener Sachverhalte, Anforderung fehlender Unterlagen und Festlegung der weiteren Bearbeitungsschritte
Recherche und Klärung unklarer oder festgefahrener Sachverhalte, Ermittlung von Zuständigkeiten und Beschaffung erforderlicher Informationen
Selbstständige Beurteilungs- und Entscheidungsfähigkeit
Organisations- und Priorisierungsfähigkeit, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Eigenverantwortliche Vorgangsbearbeitung und lösungsorientiertes Arbeiten
Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und Beharrlichkeit bei komplexen Sachverhalten
Datenschutz und digitale Arbeitsweise
Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Arbeit mit vertraulichen Dokumenten
Dokumentenbearbeitung mit MS-Office, OCR, Bildbearbeitungssoftware und weiteren digitalen Tools
Arbeit mit Datenbanken und Fachportalen
Eigenständige Einrichtung und Pflege von Hard- und Software sowie Erstellung und Pflege der eigenen Website mit WordPress, HTML und CSS
Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO und weiteren Richtlinien und vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten
Sehr gute digitale Anwenderkompetenz
Selbstständige Einarbeitung in neue digitale Tools, Anwendungen und Systeme
Technisches Verständnis
Beratung und Kommunikation
Persönliche, telefonische und schriftliche Beratung von deutschen und internationalen Kundinnen und Kunden
Erläuterung formaler Anforderungen, Klärung von Rückfragen sowie Ermittlung und Benennung zuständiger Hochschulen, Behörden und anderer Stellen
Abstimmung mit Behörden, Institutionen, Kolleginnen und Kollegen sowie weiteren Beteiligten
Klare und adressatengerechte Kommunikation, Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz
Sicheres Auftreten bei Beratungsanliegen und verantwortungsbewusster Umgang mit Zuständigkeiten
Teamfähigkeit, Kooperationsfähigkeit und professionelle Zusammenarbeit
Dokumentenbearbeitung, Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung
Übersetzung und formgerechte Bearbeitung von behördlichen Dokumenten, Urkunden, Studien- und Prüfungsunterlagen, Personenstandsurkunden sowie behördlichen und rechtlichen Dokumenten
Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit, Plausibilität und widersprüchliche Angaben, Klärung offener Punkte sowie sorgfältige Endkontrolle
Strukturierte Ablage und Zuordnung von Auftrags-, Kunden- und Dokumentendaten sowie nachvollziehbare Dokumentation von Vorgängen
Präzise Dokumentenbearbeitung, hohe Textsicherheit und sicherer Umgang mit formalen Anforderungen
Hohe Qualitäts- und Detailorientierung, ausgeprägte Fehlersensibilität und analytisches Arbeiten
Systematische Informationsorganisation und strukturierte Akten- und Dokumentenführung
Fachliche Recherche
Recherche und Prüfung fachlicher, rechtlicher und behördlicher Anforderungen sowie zu internationalen Rechtssystemen, Bildungs- und Benotungssystemen und Abschlüssen
Selbstständige Einarbeitung in neue und fachfremde Themengebiete sowie vertiefte Auseinandersetzung mit komplexen Fragestellungen
Ausgeprägte Recherche- und Informationskompetenz sowie analytisches Verständnis
Schnelle Auffassungsgabe, hohe Lernfähigkeit und ausgeprägte Konzentrations- und Ausdauerfähigkeit
